Euroopan parlamentin ja neuvoston luonnollisia henkilöitä koskevan yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Päivitetty sunnuntaina 21.3.2021
Rekisterinpitäjä
Jyrki Kasvin säätiön tukiyhdistys ry
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Yhdistyksen sihteeri, vuonna 2021 Jari J. Marjanen; varalla puheenjohtaja, vuonna 2021 Jani Moliis
Rekisterin nimi
Jyrki Kasvin säätiön tukiyhdistys ry:n jäsen- ja yhteistyöyhteisötietokanta
Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ja käyttötarkoitukset
Yhdistyslain 11 § velvoittaa pitämään luetteloa (rekisteriä) yhdistyksen jäsenistä.
Jäsenrekisterin tietojen käyttötarkoitukset ovat yhdistyksen jäsentietojen ajantasainen hallinta sekä jäsenviestinnän toteuttaminen ja toiminnan kehittäminen.
Yhteistyötahot ovat oikeushenkilöitä, joita EU:n asetus ei koske.
Pyrkiessään varsinaiseksi jäseneksi (tai kannattavaksi jäseneksi) luonnollisen henkilön on ilmoitettava
- kaikki etunimet ja sukunimi
- kotikunta
- sähköpostiosoite tai sen puuttuessa jakeluosoite, postinumero ja -toimipaikka
Pyrkiessään kannatusjäseneksi oikeushenkilön on ilmoitettava
- oikeushenkilön virallinen rekisteröity tai lainsäädännön nojalla vahvistettu nimi
- Y-tunnus
- kotikunta
- yhteyshenkilön (luonnollinen henkilö) asema ja/tai nimi
- sähköpostiosoite tai sen puuttuessa jakeluosoite, postinumero ja -toimipaikka
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään varsinaisten jäsenten henkilö- ja yhteystietoja
- rekisteröidyn etunimet, puhuttelunimi ja sukunimi
- kotikunta
- rekisteröidyn sähköpostiosoite ja tarvittaessa varasähköpostiosoite
- tietoja rekisteröidyn suorittamasta yhdistyksen jäsenmaksusta
- rekisteröidyn jäsenrekisteriin merkitsemisajankohta
- tietoja henkilön mahdollisesta luottamusasemasta esim. nimenkirjoittajana
- mahdollisia huomautuksia.
Rekisterissä käsitellään kannatusjäsenten tietoja
- oikeushenkilön virallinen rekisteröity tai lainsäädännön nojalla vahvistettu nimi
- Y-tunnus tai maininta, milloin sitä ei poikkeuksellisesti ole
- kotikunta
- yhteyshenkilön (luonnollinen henkilö) asema/ja tai nimi
- sähköpostiosoite tai sen puuttuessa jakeluosoite, postinumero ja –toimipaikka
- tietoja rekisteröidyn suorittamasta yhdistyksen jäsenmaksusta
- rekisteröidyn jäsenrekisteriin merkitsemisajankohta
- mahdollisia huomautuksia.
Henkilötunnuksia ei tallenneta tietokantaan.
Tietolähteet
Rekisteröity antaa tiedot liittyessään jäseneksi. Jäsenmaksun suorittamispäivämäärän yhdistys tallentaa pankin tai maksulaitoksen taikka verkkokaupan tietojen perusteella. Luottamusasema tallennetaan yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksen nojalla.
Tietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle esim. jäsenkirjeitten postitusta varten hallituksen päätöksellä, josta ilmoitetaan rekisteröidyille.
Tietoja ei luovuteta kansainvälisesti eikä tietoja siirretä EU/ETA -maiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan sekä kaksi vuotta jäsenyyden päättymisestä. Tarvittavia maksutietoja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolaissa ja –asetuksessa säädetty määräaika.
Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen nimeämät jäsenrekisteristä vastaava ja hänen varahenkilönsä.
Tietojen suojaus
Jäsenrekisteri on rekisterivastaavan ja/tai hänen varahenkilönsä tietokoneessa, johon kirjaudutaan salasanalla ja joka on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla. Varmuuskopio voidaan tallentaa EU:n tai ETA:n alueella sijaitsevaan pilvipalveluun, joka ilmoitetaan tallennetuille. Tietokonetta ja mahdollisia paperisia asiakirjoja säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötietojen käsittelijät ovat tietoisia tietosuoja-asetuksen velvoitteista.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskevat:
Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti edellä nimetylle vastuuhenkilölle taikka yhdistyksen hallitukselle,
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, merkitsemme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa näistä muillakin tavoin, kuten sähköpostitse tai sijoittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen.